Regnskapsrapportering - fra tall til tegning

17
mar

av Torstein Heggen , 17. mars 2017

Rapportering: Fra tall til tegning

Visualisering av tall gir bedre innsikt og bedre kontroll

Behov og ønske om rapportering på økonomiske forhold varierer ekstremt mye – fra den lille bedriften som ikke trenger så mye til større virksomheter med avdelings- og prosjektrapportering og et utall nøkkeltall. Visualisering av tall blir viktigere og viktigere for de fleste bedrifter og ledere, men har alle regnskapsførere riktig kompetanse for å få til dette?
 

Denne tabellen viser utviklingen i driftskostnadene i et selskap. Kan du se hva som avviker fra normalen?

Tabelloversikt | rapportering

Synes du det er enklere å finne avviket hvis du får presentert den samme tabellen som en graf?

Graf med avvik | rapportering

Variert rapporteringsbehov

Behov og ønske om rapportering på økonomiske forhold varierer ekstremt mye. Man har alt fra den lille bedriften der eieren føler hun får det hun trenger ved å se på bevegelse eller saldo på bankkontoen, til større virksomheter med avdelings- og prosjektrapportering og et utall nøkkeltall.

Jeg ble nylig spurt om jeg kunne finne ut hvorfor driftskostnadene var så høye sist måned. For en økonom er det veldig naturlig å se på tallmaterialet for å finne avviket, så det første jeg gjorde var å ta ut tabellen som gjengitt over (det var egentlig tre ganger så mange rader, som gjorde det enda mer uoversiktlig). Det tok ikke lang tid før jeg fant ut at det var vanskelig å finne avviket. Med så mange forskjellige tall ramset opp i en tabell, ser øynene seg blind på tallene. Så jeg tenkte det kanskje var mulig å finne avviket ved hjelp av en graf, og kan ikke si annet enn at jeg med grafen fant avviket ganske raskt.

Økonomiavdelinger og regnskapsavdelinger har vært ganske glade i større og mindre tabeller med tall. Enten det er i form av en resultat- og balanserapport, eller det er tabeller lignende det over. Men er det det behovet er? Og er det en effektiv måte å presentere tall på?

Flere tall, bedre oversikt… eller?

Mange tenker at jo flere tall det blir i tabellen, jo mer informasjon får man. Med en slik innstilling er det supert at vi får stadig mer tallmateriale. Det er omtrent ikke en ting det ikke finnes tall på lenger. Vi får det fra regnskapssystemet, fra statistikker, analyser, sammenligninger, interne databaser, eksterne databaser, små tabeller, enorme tabeller, private data, offentlige data, etc. Listen er uendelig.  Og jo flere data vi får tilgang til, jo flere ting er det interessant å gjøre analyser på. Problemet er bare at med flere data blir landskapet vi beveger oss i bare mer uoversiktlig. En tabell som strekker seg ut over én side er ofte lite brukervennlig, selv om én side naturligvis ikke er fasiten på hva som fungerer. Og hvor liten skrift kan du ha på skjermen uten at det går ut over brukervennligheten? Er store datamengder egentlig en forbannelse?

Et annet problem er at innen man har fått samlet de dataene man ønsker, er tallene utdatert. Når regnskapsføreren din gir deg en rapport den 20. i påfølgende måned, er allerede påfølgende måned nesten over. Dersom du på bakgrunn av rapporten ser et behov for å endre noe, har du ikke mange dager på å gjøre det før en måned til har gått. Du er konstant på etterskudd. Må det være slik?

Ny teknologi gir bedre og raskere oversikt

Med dagens muligheter er det helt unødvendig at tallene skal være uoversiktlig å lese. Og det er også helt unødvendig at man ikke kan få oppdaterte tall på et hvilket som helst tidspunkt. Hverdagene blir for de fleste av oss bare mer og mer travle, og da må vi forenkle. Forenkling betyr i mange tilfeller at man får mer informasjon! Når vi skal få mer informasjon er det viktig å tenke på hvordan den presenteres slik at man har mulighet til å ta innover seg den informasjonen som er ønskelig å formidle.

I dag er mobiltelefonen for mange en forlenget arm. Man har derfor en stor fordel dersom man klarer å mobiltilpasse informasjonen som skal formidles. Grafer egner seg for eksempel godt på små skjermer, som mobiltelefon. Lag rapporter i form av grafer – de fleste synes det er både enklere og raskere å se på grafer kontra å lese tabeller. Da kan man få lese rapporten når det best passer for den enkelte, om det er på kontorpulten, på vei inn i et møte eller kanskje på bussen. Trekk ut enkelte nøkkeltall – nøkkeltall som er nyttige og interessante for akkurat deg. Er det EBITDA? Eller er det utestående kundefordringer? Eller kanskje dekningsbidrag eller andre nøkkeltall.

Hvordan bygge nyttige rapporter?

Rapporter skal naturligvis gi mening, men de skal også gi oversikt. Start helt overordnet, gjerne med en graf. Men en graf er ofte ikke nok. Selv om man forenkler, må ikke muligheter tas bort. Grafene baserer seg på tabeller. Bygg opp tabellene på en måte som gjør at de viser de overordnede tallene, men med mulighet for å gå lenger og lenger ned i dybden av hver verdi. Det gjør at man mye enklere kan ha fokus på avvikene og mulighetene. For det er avvikene og mulighetene man skal ha fokus på, og da må alt annet bort. For å illustrere, mener jeg en fornuftig rapportoppbygging kan være slik:

Graf 1

Produktomsetning

   graf 2 | rapportering

Man ser her et klart dropp i omsetningen i april, og driller seg da videre ned til en omsetningsrapport per produkt. Her ser vi at produkt 1 har litt utfordringer, og driller videre ned til produkt 1s omsetning per kunde. Det er naturligvis tabeller som ligger til grunn for grafene, men jeg mener man egentlig ikke trenger å se tabellene.

Nye oppgaver for økonomimedarbeideren

Som økonomi- og regnskapsmedarbeider er det viktig å være i dialog med kunden (enten det er en ekstern kunde, eller en intern kunde, f.eks. en daglig leder), forstå hva behovet er, og tilby nøkkeltall som er fornuftig, presentert på en enkel måte. Før kunne økonomimedarbeideren gjemme seg bak at jobben var å bokføre bilag, og én gang i måneden ta ut en resultatrapport. I dag er ikke det nok.

Systemene gjør mye av bokføringsjobben automatisk, og økonomimedarbeideren må bruke sin kompetanse til å forenkle hverdagen for sin kunde. Det er veldig mye økonomikompetanse rundt omkring i norske bedrifter, og denne kompetansen må brukes. Den må brukes for å gi ledelsen god styringsinformasjon, på en måte som gjør de enorme datamengdene forståelige, og på en måte som gjør dataene tilgjengelig for de som trenger den når det er behov. I større og større grad vil det være viktig å ha god systemkompetanse i tillegg til økonomiforståelse, slik at man får strukturert dataene på en måte som gjør at de kan brukes for å oppnå ønsket resultat. Hvorvidt det resultatet er en stor tabell eller én enkelt graf vil variere, men det skal variere etter hva kunden ønsker og har behov for, ikke hva som er det enkleste eller raskeste for den som står for utarbeidelsen.

Tidligere har jeg skrevet en blogg om kompetanse, og kompetanse gjør seg sterkt gjeldene også når det gjelder rapportering og styringsverktøy. For å kunne levere rapporter på en god måte, har man behov for kunnskap om flere og flere områder og systemer. Og det vil også ofte være behov for flere systemer som snakker sammen. Det er ikke sikkert at det å sitte med alle disse systemene og all nødvendig kompetanse i en liten økonomiavdeling (noen ganger kanskje bare én person) er fremtiden. Mange virksomheter vil nok gjøre seg tjent med å få en profesjonell partner.

 

Torstein Heggen

Torstein Heggen

Faglig daglig leder, autorisert regnskapsfører