For en CFO i et eiendomsfond eller eiendomsselskap handler forvaltning sjelden om enkeltfakturaer. Det handler om kontroll på kontraktene, felleskostnadene og ledigheten. Hva betyr det for inntektene om areal står ledig? Og har du svaret klart når styret eller investorene spør? Svarene ligger i dataene, men bare hvis dataene henger sammen.
I denne artikkelen får du et innblikk i hvordan vi bruker Fazile i hverdagen, hvordan systemet jobber sammen med økonomisystemet, og hvordan teknologi og fagfolk sammen gir kundene våre mer ut av dataene sine.
Registrering og oppfølging av leieavtaler. Hver kontrakt registreres en gang med leie, regulering, opsjoner og frister, og fordi systemet holder styr på datoene, får du varsel i god tid før en opsjon må vurderes eller en kontrakt løper ut. Slik er kontraktsoversikten alltid oppdatert, uten at noen må følge med på frister i egne lister.
Avregning av felleskostnader. Felleskostnadene er ofte det som gjør forvaltningen tung, fordi kostnadene skal fordeles riktig på leietakere og areal, samtidig som eier skal bære sin andel for ledige lokaler. I Fazile fordeles kostnadene etter faste nøkler, og siden avregningen kan følges løpende gjennom året, slipper du én stor jobb ved årsslutt.
Oversikt over ledige lokaler. Ledighet er en av de viktigste driverne for verdien på en eiendom, og i Fazile ser du hvilke arealer som står ledige, hvor lenge de har vært uten leietaker og hva det betyr for inntektene.
I tillegg har Fazile ferdige innsiktsrapporter på blant annet felleskostnader, ledighet og inntekter, som gir et raskt bilde av porteføljen uten at noen må bygge regneark først.
Et forvaltningssystem er likevel bare halve bildet, for tallene skal inn i regnskapet, avstemmes og rapporteres. Ligger kontraktsdata og regnskap i to systemer som ikke snakker sammen, ender du fort opp med dobbeltregistrering, manuell avstemming og risiko for feil.
Fazile er bygget med et åpent grensesnitt (API), og kan kobles til flere økonomisystemer. Fakturagrunnlag lages i Fazile med utgangspunkt i kontrakten og sendes videre til ERP-systemet for bokføring og oppføling. Indeksreguleringen etter KPI skjer også automatisk i Fazile, og reguleringsbrevene til leietakerne lages og sendes fra Fazile eller med faktura. Der førest også felleskostnadene og eiers andel. Og fordi dataene bare registreres en gang, er det som står i kontrakten, også det som havner i regnskapet.
For et fond eller selskap som allerede har et etablert økonomisystem, betyr det at forvaltningen kan flyttes uten å bytte system, og de samme grensesnittene gjør det mulig å hente data videre til f.eks. en rapporteringsløsning selskapet allerede bruker.
Mye av styrken i Fazile ligger i automatiseringen, der leieregulering, fakturering og fordeling av felleskostnader skjer etter faste regler som settes opp en gang. Når reglene først er på plass, gjør systemet jobben hver måned uten at forvalteren må regne eller registrere på nytt.
Like viktig for mange kunder er oppfølgingen av leieavtaler, opsjoner og kontraktsutløp. Fazile holder oversikt over fristene, slik at forvalteren kan ta grep i god tid i stedet for å oppdage dem for sent.
Fordi dataene i Fazile er strukturerte og tilgjengelige gjennom åpne API, bruker mange av kundene våre også AI sammen med systemet. Med verktøy som Claude henter de informasjon fra eiendomsdataene, stiller spørsmål om porteføljen og får satt sammen skreddersydde rapporter, gjerne med data fra flere systemer samtidig. Rapporter som tidligere krevde mye manuelt arbeid, kan dermed lages langt raskere, og svarene er klare når styret eller investorene spør.
For en leder i eiendomsbransjen handler det til slutt om tre ting:
Et godt system erstatter likevel ikke forvalteren. Fazile tar seg av det regelstyrte, og AI gjør det raskere å hente ut innsikt, men det er fortsatt fagfolkene som vurderer tallene, ser avvikene og gir råd når en kontrakt skal reforhandles eller et lokale står ledig. Hos oss i Amesto kaller vi det Real Intelligence: teknologien tar grovarbeidet, mens erfarne folk sørger for at tallene stemmer og at du som eier tar beslutninger på et godt grunnlag.
Vil du vite mer om hvordan vi kombinerer teknologi og fagkunnskap? Les mer om Real Intelligence, eller last ned whitepaperen vår for CFOer om tillit og tall.