Oppbevaring av regnskapsmateriale i 2026 – regler og krav | Amesto

For alle som driver virksomhet i Norge og er bokføringspliktige, gjelder det strenge krav til hvordan regnskapsmateriale skal oppbevares. Dette er ikke bare et formelt krav, det handler om at regnskapet alltid skal kunne kontrolleres og etterprøves av offentlige myndigheter.

Bokføringsloven (§ 13) og bokføringsforskriften regulerer hva som skal oppbevares, hvor lenge, og i hvilken form.

Hvor lenge må regnskapsmateriale oppbevares?

Det sentrale utgangspunktet i bokføringsregelverket er at primærdokumentasjon av regnskapsmaterialet skal oppbevares i minimum 5 år etter regnskapsårets slutt.

Sekundærinformasjon er dokumenter som ikke direkte genererer regnskapsbilag og skal oppbevares i 3,5 år.

Primærdokumentasjon omfatter blant annet:

• Årsregnskap og pliktig rapportering
• Dokumentasjon av bokførte poster og balanse
• Revisjonsberetninger og spesifikasjoner som utgjør grunnlaget for regnskapet

Ønsker du bistand med årsregnskapet? Våre regnskapsførere hjelper flere hundre norske virksomheter med dette hvert år.

Sekundærinformasjon omfatter blant annet: 

• Avtaler og annen tilleggsinformasjon som gjelder virksomheten

Regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge. Mer detaljert: Oppbevaringstid varierer noe etter type dokumentasjon og sektor, og enkelte dokumenter kan ha egne regler, for eksempel for byggebransjen og banker som har krav til oppbevaring i inntil 10 år.

Hva gjelder i forhold til Elektronisk oppbevaring?

Det er helt greit å lagre regnskapsmaterialet elektronisk, faktisk er dette vanlig i dag. Men det stilles krav til:

• Sikkerhetskopier: Elektroniske dokumenter må sikkerhetskopieres.
• Lesbarhet og utskriftsmulighet: Materialet må kunne leses og skrives ut i hele oppbevaringsperioden – både for interne formål og ved kontroll.
• Elektronisk tilgang: For elektroniske opplysninger er det et krav at de er tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter årsregnskapet. Dette sikrer at dokumentene er tilgjengelige i kontrolløyeblikket.

Hvor skal regnskapsmaterialet ligge?

Som hovedregel skal alt regnskapsmateriale oppbevares i Norge, med mindre unntak er gjort i lov eller forskrift.

Oppbevaring i utlandet – nye regler i 2026

Tidligere var reglene strenge: Oppbevaring utenfor Norge måtte enten skje i nordiske land, eller via søknad om dispensasjon.

I 2025 ble dette endret:

• Elektronisk oppbevaring i andre EØS‑stater, samt i Storbritannia og Sveits, er nå tillatt uten dispensasjon, forutsatt at regnskapsmaterialet kan gjøres tilgjengelig elektronisk og skrives ut i Norge ved kontroll.

Dette betyr at selskaper som bruker skyløsninger med servere i EU/EØS i praksis kan lagre regnskapsdata i disse landene, så lenge kravene om tilgang og utskriftsmulighet er oppfylt.

Krav: Du må melde følgende skriftlig til Skatteetaten:

• Hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet
• I hvilket land og på hvilken adresse/server det oppbevares
• Hvordan norske kontrollmyndigheter kan få tilgang til materialet til enhver tid

Merk: Regnskapsmaterialet må fortsatt være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i Norge.

Hva med tjenesteleverandører og tredjepart?

Mange benytter regnskapsførere eller skannetjenester som lagrer regnskapsmateriale på vegne av virksomheten.

Du kan bruke en ekstern leverandør, men ansvaret er alltid ditt.

Ansvar for oppbevaring ligger alltid hos den bokføringspliktige, selv om tjenesteleverandøren oppbevarer materialet. Du må derfor sikre at den som lagrer materialet gjør det i samsvar med bokføringsregelverket.

Hvem passer på at reglene følges hos deg? Vi gjør det gjerne, og du beholder alltid full oversikt.

Oppbevaring av pliktig rapportering

Nyere uttalelser fra Skatteetaten presiserer at det ikke er tilstrekkelig å levere regnskapsrapportering og dokumentasjon via Altinn alene for å oppfylle oppbevaringskravet; virksomheten må fortsatt sørge for egen lagring etter bokføringsloven.

A-meldingen forklart enkelt.

Slik sikrer du at du er regel‑ og kontrollklar

For å være trygg på at du følger reglene, bør du:

1. Lage en oppbevaringsrutine som dekker både papir og elektroniske dokumenter.
2. Kartlegge hvor data fysisk lagres, spesielt ved bruk av skytjenester.
3. Ha gode sikkerhetskopier og gjenopprettingsrutiner.
4. Sikre at regnskapsmaterialet er tilgjengelig for utskrift eller elektronisk visning ved kontroll.

Oppsummering