De reelle kostnadene ved intern lønnsadministrasjon
Mange leverandører av lønnsadministrasjon, oss inkludert, har publisert hva outsourcing av lønn koster per lønnsslipp. Det er bra å være åpen om prisen, men det gjør det også lett å tro at kostnadene ved å kjøre lønn internt kan regnes ut på samme måte, bare ved å legge sammen prisen per lønnsslipp. Det stemmer sjelden i praksis.
En annen vanlig sammenligning er å sette prisen på outsourcing opp mot lønnen til en intern lønnsmedarbeider. Men da mangler fortsatt mye av bildet. Rundt selve lønnkjøringen kommer kostnader til sykdom, ferie, backup, compliance og lovendringer, for ikke å snakke om kompetanseheving på system og fag.
Derfor gir det mer mening å se på de totale kostnadene ved intern lønnsadministrasjon, ikke bare stykkprisen eller lønnen til en person. I denne bloggen ser jeg på postene som ofte blir glemt, og gir deg et kostnadsgrunnlag for hele lønnsprosessen.
Den synlige kostnaden: lønnen til lønnsmedarbeideren
Den enkleste posten å få øye på er lønnen til den eller de medarbeiderne som kjører lønn. Har dere en lønnsmedarbeider ansatt, kjenner økonomisjefen tallet.
Men allerede her er det en nyanse. I mindre og mellomstore bedrifter er lønn sjelden en fulltidsoppgave. Den ligger typisk hos en økonomimedarbeider eller HR-ansvarlig som også gjør alt mulig annet. Det gjør kostnaden vanskelig å få øye på, den drukner i en bredere stilling.
Den skjulte kostnaden: tiden rundt selve lønnkjøringen
Selve lønnkjøringen er ofte den minste delen av arbeidet. Rundt den ligger innsamling av timer, tillegg og reiseregninger, håndtering av sykepenger og NAV-refusjoner, feriepengeberegning, pensjon, a-melding til Skatteetaten, avstemminger og svar på spørsmål fra medarbeidere.
I tillegg kommer feilrettinger. En lønnsfeil koster sjelden bare tiden det tar å rette den. Den koster også dialog med medarbeideren, ny beregning, eventuell etterregulering av skattetrekk og i verste fall tillit.
Sårbarheten: hva skjer når nøkkelpersonen ikke er der?
Posten færrest setter tall på, er personavhengigheten. I mange bedrifter avhenger korrekt og rettidig lønn av en person. Når den personen har ferie, er syk eller sier opp, står bedriften med et reelt driftsproblem, og lønnen skal fortsatt betales i tide.
En backup-løsning koster noe, uansett hvordan den settes sammen. Enten betaler dere for å lære opp og opprettholde en intern nummer to, eller så betaler dere prisen den dagen det går galt.
Dette kaller vi lønnsberedskap: en plan for hva som skjer med lønnskjøringen den dagen nøkkelpersonen ikke er tilgjengelig. Alle selskap med egen lønnsavdeling bør regne dette som en direkte kostnad. En beredskapsavtale med et eksternt byrå der erfarne lønnskonsulenter trer inn på kort varsel. Å stå uten løsning koster som regel mer. Les mer om lønnsberedskap her.
Systemkompetanse og faglig utvikling: den kostnaden ingen budsjetterer med
Dette er kanskje den mest underkommuniserte kostnaden av alle, og den vi ofte ser bedrifter glemme helt.
Lønn er ikke et fagfelt du lærer deg en gang. Dette er et av de områdene i norsk arbeidsliv der reglene endrer seg mest og oftest. Skattesatser justeres årlig, Feriepengeloven, regler for sykepenger og NAV-refusjon, pensjonsregler og krav til a-meldingen oppdateres løpende. Nå kommer også kravene til lønnstransparens, som stiller konkrete krav til hvordan lønnsdata skal struktureres, dokumenteres og rapporteres.
For en intern lønnsmedarbeider betyr det et kontinuerlig behov for faglig oppdatering: kurs, oppdateringer fra Skatteetaten og NAV, og tid til å forstå hvordan endringene skal inn i lønnssystemet. Det er ikke gjort med en times kurs i januar. Det er en løpende jobb, år etter år.
Samtidig krever selve systemet sin egen kompetanse. Lønnssystemer som Visma Payroll og SD Worx oppdateres regelmessig. Å opprettholde denne kompetansen internt betyr at lønnsansvarlig må følge med på både systemleverandørens oppdateringer og myndighetenes regelendringer.
Systemer og dokumentasjon
Lønnssystem, timeregistrering, integrasjoner og oppbevaring av dokumentasjon skal også med i regnestykket. Ikke bare lisensene, men også tiden til å vedlikeholde oppsettet og sørge for at persondata håndteres riktig i tråd med GDPR.
God dokumentasjon avgjør samtidig hvor sårbar funksjonen er. En veldokumentert lønnsprosess, der oppsett, regler og systemvalg er skrevet ned, kan overtas av andre.
Slik regner du hele veien rundt
Et nøkternt regnestykke for intern lønnsadministrasjon bør som minimum inneholde:
- Lønn og pensjon til lønnsmedarbeideren, målt i faktisk tidsbruk
- Tid til feilrettinger og medarbeiderhenvendelser
- Backup, lønnsberedskap og opplæring av en nummer to
- Kurs og systemkompetanse, både fag og system
- Compliance, lovendringer og GDPR
- Systemlisenser og vedlikehold
- Et realistisk risikotillegg for personavhengighet
Når det tallet ligger på bordet, kan dere sammenligne det med prisen på en ekstern løsning på et rettferdig grunnlag.
Er outsourcing da alltid svaret?
Poenget er at beslutningen bør bygge på de totale kostnadene og den totale risikoen, ikke på en stykkpris. Du må også ta med i regnestykket at outsourcing også løser sårbarheten rundt kompetanse. Dere får en lønnsfunksjon der fagfolk følger lov og regelendringer på heltid, der systemkompetansen ligger hos flere personer, og der ansvaret for å holde seg oppdatert på et fagfelt i stadig endring er en del av leveransen.
