Må man være IT-konsulent for å jobbe med lønnsadministrasjon?
Effektivisering og digitalisering sa du. For alle som jobber med lønn og regnskap kreves det at den teknologiske forståelse og systemkompetanse er up to date. Og for å holde effektiviteten oppe kan det være nødvendig å både bytte og ta i bruk nye verktøy, og for mange kan det være vanskelig å få grep om hva som egentlig må på plass av både data og kunnskap. Har vi kommet dit at man må være IT-konsulent for å flytte til, eller bruke nye lønnssystem? Svaret ligger i valgene du tar.
Å flytte eksisterende data over til nytt lønnssystem, er på mange måter en IT-teknisk prosess, men det betyr ikke at du trenger å sitte på kunnskapen selv. Med en kompetent leverandør går flytteprosessen smidig, og du trenger ikke bekymre deg over verken det tekniske rundt flyttingen eller at all historisk data sikres ved overgang til nytt system.
Hvordan foregår flytteprosess når jeg flytter fra et lønnssystem til et annet?
Jeg har jobbet med mange implementeringsprosjekter og flytteprosesser og kan ikke understreke nok hvor viktig det å velge partner med erfaring på feltet.
Flytteprosessen har med årene blitt digitalisert, og i våre flytteprosesser bruker vi en metodikk som på en trygg og effektiv måte flytter over eksisterende data til nytt system. Tidligere hentet man ut data fra excelark og flyttet disse manuelt over i nytt system, mens dagens digitaliserte prosess går raskere og minimerer muligheten for feilmarginer.
På denne måten trenger ikke lønnsansvarlig å bekymre seg over verken det tekniske rundt flyttingen eller at all data samlet over tid blir med over.
Når våre kunder skal over på nye systemer starter vi med et oppstartsmøte hvor bedriftens lønnsbehov kartlegges, forventninger til hva et nytt system skal levere, samt en prosjektplan for når ting skal gjennomføres. En liste med kontrollpunkter og støttedokumenter som effektiviserer den variable inputen må også med. I dette møtet går vi dessuten gjennom hvilke type for-systemer og integrasjoner som skal med, samt ansattinformasjon og rutinebeskrivelser som eventuelt må mappes om.
Det er mange lønnssystemer å velge mellom, og det kan være smart å kontakte en leverandører som ikke bare flytter dine lønnsdata, men som også kan gi deg tilgang på sertifiserte lønnseksperter som kan rydde i dine lønnsdata, og som kan bistå deg i alle spørsmål du måtte ha rund fagområde lønn.
Er din virksomhet på vei over i nytt lønnssystem, er det smart å velge et lønnssystem som gjør din jobb som lønnsansvarlig enklere og mer effektiv, og som legger til rette for mindre manuell jobb for deg og resten av organisasjonen. Det å kunne registrere og godkjenne timelister, fravær, utlegg og reiseregninger i en app bidrar til en enklere hverdag for alle i selskapet. Og det krever heldigvis lite IT-teknisk innsikt.
Du må i skyen
Skybaserte lønnssystemer er brukervennlige og du trenger derfor verken å ha høy teknisk kunnskap eller være en IT-konsulent for å kunne håndtere systemene. Men noe systemforståelse er klart en fordel for å kunne gjøre effektiviseringsgrep rundt lønnskjøringen. Men, om du har inngått avtale med en leverandør som har dette inhouse, og som du kan sparre med, trenger du ikke all kompetansen selv. Forskjellige for-systemer må tas hensyn til ved overgang til et system i skyen og vi tar derfor dialogen med de ulike systemleverandørene og betrygger at det som leveres gir bra sluttresultat og ikke minst riktig lønn til riktig tid. Et nettbaserte systemet gjør lønnsprosessen enklere og mer effektiv. Med færre manuelle prosesser vil sjansene for personlige feil og feilmarginer bli minimal for hele organisasjonen.
Skybaserte lønnssystem gjør det enklere med integrasjoner med andre systemer, og de fleste systemer har egne apper hvor du har oversikt over lønnsslipper, timer og utlegg. De er også sikret med totrinnskontroll. En annen fordel med skybaserte lønnssystem er at flere kan jobbe i samme løsning, med godkjenninger, timelister, fravær, utlegg og reiseregninger. Man får du enkelt kontroll og tilgang på viktige personopplysninger, og kan hente ut verdifulle rapporter fra systemet.
I tillegg til fagpersoner på lønn og HR, har vi egne fagkonsulenter som hjelper deg med valg av system og implementering. Vi kurses og holder oss up-to-date på de nye modulene og integrasjoner. Vårt mål er å være noen skitt foran deg på teknologi knyttet til lønn og HR.
