Hva er et HR-system, og hvorfor bør du ha det?

Mange virksomheter i Norge – også store – jobber fortsatt uten et HR-system. Det betyr ofte at personaldata, fravær og kontrakter håndteres manuelt i Excel, e-poster eller permapermer.

Hva er et HR-system?

Et HR-system (eller HRM-system – Human Resource Management) er en digital løsning som samler alle prosesser knyttet til ansatte på ett sted. Systemet gjør det enklere å administrere personaldata, kontrakter, fravær, lønnsjusteringer, onboarding, medarbeidersamtaler og kompetanseutvikling.

Et moderne HR-system reduserer manuelt arbeid, gir bedre datakvalitet og sørger for etterlevelse av GDPR. Samtidig frigjør det tid for HR og ledere – slik at dere kan fokusere på strategi og utvikling, ikke bare administrasjon.

Trenger din virksomhet et HR-system?

For å finne ut om du bør ha et HR-system kan du stille deg selv følgende spørsmål:  

• Er HR-prosessene i dag manuelle?
• Registreres den samme informasjonen i flere systemer?
• Er virksomheten avhengig av enkeltpersoner for å utføre HR-oppgaver?

Hvis du svarte ja på ett eller flere – da er det på tide å vurdere et HR-system.

Les mer om våre HR-systemer her.

Fordelene med et HR-system

Mange HR-avdelinger bruker unødvendig mye tid på manuelle, administrative oppgaver. Implementeringen av et HR-system gjør det mulig å jobbe  strategisk med  Human Resource Management (HRM), mange av HR-oppgavene bli automatisert, og HR-ledere får muligheten til å fokusere på det som virkelig betyr noe - å skape en konkurransedyktig organisasjon for fremtiden. 

Ved å ha et HR-system har du informasjon om alle ansatte samlet på et sted, du registrerer informasjon om ansatte et sted, og lar deretter systemene gjøre jobben med å overføre data seg imellom. Da eliminerer du mye av risikoen for manuelle feil ved at samme informasjon må registreres manuelt i flere systemer. Et HR-system gjør at du som ansvarlig i selskapet slipper å tenke på kommende oppgaver og frister, det legges inn i verktøyet, og systemet gir deg deretter varsler når det er på tide å gjøre noe. Du sparer tid og har bedre kontroll.

Les mer om HR-systemet Dottie HR her.

Med bruk av innovativ teknologi, kan virksomheter oppleve en betydelig forbedring i HR-effektiviteten, få bedre kontroll og redusere risikoen for feil. Dette gjør HR-systemer til et kraftig verktøy for å frigjøre tid til mer strategisk arbeid i virksomheten. Så hvilket system bør du velge?  

Vi som jobber med outsourcing av HR-tjenester for flere norske selskaper, opplever at HR-systemet, Dottie HR, er i forkant av denne utviklingen. Les 10 grunner hvorfor du bør outsource HR her.

Dottie HR: Et brukervennlig HR-system

Dottie HR er utviklet for å gjøre HR-arbeidet enkelt. Det samler alt fra fravær og ferie til digital signering og medarbeidersamtaler i ett brukervennlig system. Tenk på Dottie som en iPhone for HR: intuitivt, komplett og klart til bruk fra dag én.

Noen av funksjonene i Dottie HR:

• Ferie og fravær: ansatte søker direkte i kalenderen, ledere godkjenner med ett klikk
• Integrasjon med Payroll: synkronisering av data og endringer i sanntid
• On/offboarding og dokumenthåndtering: digitale kontrakter og signering med BankID
• Organisasjonskart og intern kommunikasjon: full oversikt og nyhetsvegg
• Mobilapp: enkel tilgang, uansett hvor du er
• GDPR og datasikkerhet: automatisk sletting, kryptering og backup

Kontakt oss gjerne for en prat om HR, system, konsulenter eller outsourcing her.

HVA MED REISEREGNING, UTLEGG og timeføring?

Et godt HR-system handler ikke bare om ansatte og fravær – det kan også integreres med løsninger for reiseregninger, utlegg og timeføring. Dette gir en helhetlig arbeidsflyt der alle data flyter sømløst mellom systemene, uten manuell registrering.

Reiseregninger og utlegg

Mange ansatte leverer fortsatt reiseregninger og utlegg manuelt i Excel eller på papir. Det er tidkrevende, skaper frustrasjon og øker risikoen for feil.
Et digitalt reiseregningssystem gjør prosessen enkel og oversiktlig:

• Ansatte kan registrere utlegg direkte fra mobilen ved å ta bilde av kvitteringen.
• Systemet beregner automatisk satser for kjøregodtgjørelse, diett og mva.
• Alle bilag lagres digitalt og sendes automatisk til leder for godkjenning.
• Når godkjenningen er gjort, overføres data direkte til lønnssystemet.

Resultatet er mindre manuelt arbeid, bedre kontroll og tryggere dokumentasjon i henhold til lovverk og revisjonskrav.

Timeføring og fraværsregistrering

For virksomheter med mange ansatte – både time- og fastlønnede – er digital timeføring en stor fordel.
Et integrert system for timeføring gir bedre oversikt over arbeidstid, fravær og kostnader, samtidig som det sikrer korrekt rapportering til lønn og NAV.

• Ansatte fører timer, ferie og fravær digitalt
• Ledere får oversikt over bemanning og sykefravær
• Systemet hjelper med å holde oversikt over egenmeldinger, ferieplaner og statistikk
• Alle data oppdateres automatisk i HR- og lønnssystemet

Dette gir både HR og ledelsen bedre innsikt i personalkostnader – som ofte er den største kostnaden i en virksomhet – og sørger for at grunnlaget for lønn alltid er riktig.

Et HR-system frigjør tid, reduserer risiko og gir bedre oversikt over ansatte og prosesser. Med Dottie HR får du et brukervennlig system som vokser med virksomheten din – og gjør HR-arbeidet enklere for alle.

Har du noen spørsmål angående HR-systemer? Våre rådgivere hjelper deg gjerne.