Slik budsjetterer du for din bedrift

Et budsjett er en plan over organisasjonens inntekter og utgifter i en bestemt periode, ofte én måned eller ett år. Budsjettering er prosessen med å lage denne planen, fra å samle inn data og involvere nøkkelpersoner, til å dokumentere antagelser og sette konkrete mål.

En prognose er et styringsverktøy som justerer budsjettet underveis basert på faktisk utvikling. Bedrifter lager et budsjett i forkant av året, deretter oppdateres det med løpende prognoser gjennom året for å reflektere endringer i marked og drift.

En prognose er et viktig redskap for å styre virksomheten mot sine mål. Den gjør det mulig å korrigere budsjettet fortløpende i takt med faktiske resultater og endringer i rammebetingelser.

Viktige prinsipper for god budsjettering

For at budsjettet ditt skal være et nyttig styringsverktøy, er det noen grunnleggende prinsipper du bør følge:

Involver riktige personer: Involvér innkjøp, produksjon, økonomi og ledergruppen. Dette øker kvaliteten og forankringen i hele bedriften. Når de som skal levere på budsjettet er med på å lage det, øker sannsynligheten for at målene faktisk nås.

Vær realistisk: Ikke lag budsjett basert på ønsketenkning. Vær realistisk på inntekter og kostnader, og bruk historiske tall som utgangspunkt. Et budsjett basert på urealistiske forventninger blir raskt et verdiløst styringsverktøy. 

Definér klare mål og forventninger for kommende år: Et godt budsjett handler ikke bare om tall, men om retning. Sett tydelige mål for hva virksomheten skal oppnå, både økonomisk og operasjonelt. Det er viktig å konkretisere hvilke forventninger som ligger til grunn for inntekter, kostnader og vekst.

Følg med underveis: Følg med på markedet og driften, og korriger budsjettet utifra det. Et budsjett er ikke statisk - det må justeres når forutsetningene endrer seg. Arbeid etter løpende prognoser som oppdateres kvartalsvis eller månedlig basert på faktisk utvikling. Dette gir deg et mer realistisk bilde av forventet resultat og likviditet for resten av året, og gjør det mulig å justere kursen i tide.

Riktig detaljnivå: Budsjettér med nok detaljer til å forstå hva som skjer når avvik oppstår, men ikke så mye at det blir uoversiktlig. Finn balansen som gjør det mulig å handle.

Bruk budsjettet aktivt: Bruk budsjettet aktivt i styringen av virksomheten, ikke la det ligge i en skuff. Sett av tid hver måned til å sammenligne budsjett mot regnskap og diskutere avvik i ledergruppen.

Slik setter du opp budsjett, steg for steg

1. Definer budsjettperioden: Budsjettperioden må defineres først. Del budsjettet i resultatbudsjett (inntekter og kostnader) og likviditetsbudsjett (når kontanter kommer inn og går ut). Mange bedrifter gjør feilen å kun fokusere på resultat, men en lønnsom virksomhet kan gå konkurs hvis likviditeten ikke styres aktivt.

2. Vurder mål og forutsetninger: Vurder mål og forutsetninger for budsjettet før dere begynner å fylle inn tall. Hva er virksomhetens overordnede vekstmål, forventet topp- og bunnlinje for kommende periode og år? Kanskje vurderes det vekst utenom den organiske for å ta markedsandeler - da må dette gjenspeiles i ditt budsjett. Hvilke makroøkonomiske faktorer påvirker dere? Vil det komme noen strategisk viktige initiativ som du må ta høyde for? Dokumenter disse forutsetningene.

3. Estimer inntekter: Estimer selskapets inntekter ved å bruke tidligere regnskapstall som utgangspunkt. Vurder kundeporteføljen, salgstrender, sesongvariasjoner og prisutvikling. For bedrifter med abonnementsinntekter er dette mer forutsigbart enn for prosjektsalg.

4. Kartlegg kostnader: Kartlegg selskapets kostnader og del dem i faste kostnader (husleie, lønninger, forsikringer, lisenser) og variable kostnader (råvarer, provisjon, frakt). Glem ikke kostnader som ikke påløper månedlig, som årsavgifter, vedlikehold og kompetanseutvikling.

5. Vurder investeringer og engangsposter: Vurder investeringer og finansieringer, og andre engangsposter som restruktureringskostnader eller salg av eiendeler. Disse postene påvirker særlig likviditetsbudsjettet betydelig og må planlegges nøye.

Hvordan følge opp budsjettet

Å følge opp et budsjett er faktisk like viktig som å lage det. Uten oppfølging blir budsjettet bare et dokument i en skuff. Sammenlign budsjett mot faktisk regnskap månedlig eller kvartalsvis. Merk deg avvik og spør hvorfor avvikene har oppstått - skyldes det noe dere kunne kontrollert, eller er det endringer i markedet? Følg særlig med på likviditeten, og vurder konkrete tiltak hvis det oppstår store avvik.

Slik kan vi hjelpe

Vi i Amesto har spisskompetanse med å bistå din bedrift i budsjettering og oppfølging av løpende prognose. Vi gir råd og kan bistå med systemer og modeller som passer din bedrift, enten du trenger hjelp til å bygge en budsjettprosess fra bunnen av, vil ha sparring underveis, eller ønsker ekstern gjennomgang av budsjett og prognoser.

Skybaserte løsninger for budsjettering

Jeg vil anbefale deg å bruke et skybasert system til å budsjettere i, et system hvor du kan modifisere underveis og eventuelt låse når du er klar for det. Med One Stop Reporting blir budsjetteringen både mer effektiv og automatisert, samtidig som du reduserer risikoen for feil. Her får du også sanntidsrapporter og direkte integrasjon til økonomisystemet. Et skybasert system legger også til rette for samarbeid ved at flere brukere kan bidra parallelt, samtidig som fleksible maler gjør det enkelt å tilpasse budsjetter til ulike avdelinger.

Les mer om One Stop Reporting: https://www.amestoaccounthouse.no/teknologi/regnskapsprogram/visma/onestop-reporting

Sjekkliste for budsjettering

For å komme i gang har våre regnskapsførere laget en praktisk sjekkliste som leder deg gjennom budsjettprosessen steg for steg. Her finner du konkrete spørsmål og kontrollpunkter som sikrer at du får med deg det viktigste.

Se vår sjekkliste for budsjettering her