Hvordan fungerer outsourcing av regnskap?

For større bedrifter og virksomheter i vekst byr regnskapsføringen på komplekse utfordringer som krever både ressurser og spesialkompetanse. Ved outsourcing av regnskapsfunksjonen lar du en ekstern samarbeidspartner håndtere utvalgte eller alle regnskapsoppgaver for deg. Det kan være alt fra bilagsføring til bedriftsøkonomisk rådgivning eller årsregnskap.

Jeg har møtt mange bedriftsledere som har spørsmål om hvordan outsourcing av regnskapet fungerer. I denne bloggartikkelen skal forsøke å svare på de viktigste spørsmålene jeg får. 

Hvilke fordeler får jeg ved å outsource regnskapet?

1. Du får tilgang på flere ressurser og større ekspertise. Når du får ekstern hjelp til regnskap er du garantert levering til riktig tid samtidig som du får tilgang til flere ressurser og ekspertise. Erfarne konsulenter reduserer sårbarheten som oppstår ved turnover blant nøkkelpersonell. Dette er særlig viktig for mellomstore og store bedrifter med komplekse regnskapsbehov.

Ved å outsource reduseres også operasjonell risiko. I stedet for å være avhengig av én eller få personer internt, får du fleksibel tilgang til et team med rett kompetanse – også ved sykefravær, permisjoner eller ved plutselige endringer i regnskapskrav. Dette sikrer kontinuitet og stabilitet i leveransen.

2. Du får mer tid til kjernevirksomheten. Ved å overlate regnskapsoppgavene til spesialister frigir du tid til å fokusere på det din bedrift faktisk driver med.

3. Du reduserer kostnadene. Du slipper utgifter knyttet til pensjon, forsikringer, sykefravær, rekruttering og opplæring. Undersøkelser viser at en fulltidsansatt bruker omtrent 60% av arbeidstiden på kjerneoppgaver.

Hva sparer jeg ved å outsource regnskap?

Dette er spørsmålet jeg får hyppigst. Man må ha et klart bilde av hva en regnskapsavdeling faktisk koster. Utover lønn kommer feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift, forsikringer, sykefravær, kompetanseutvikling, rekruttering, IT-utstyr og lokaler.

For mellomstore og større bedrifter kan dette utgjøre betydelige beløp. Ved outsourcing betaler du kun for tjenestene du faktisk bruker.

I tillegg til de økonomiske besparelsene, bidrar outsourcing til risikoredusering: Du unngår avhengighet til enkeltpersoner og får skalerbare løsninger tilpasset vekst eller nedskalering.

Hva koster outsourcing av regnskap?

Så var det dette med kostnader. Prisen varierer fordi løsningen skreddersys til dine behov, ofte som en kombinasjon av fastpris og timepris.

Det kan være mange grunner til at en virksomhet velger ekstern assistanse. Er målet økt ekspertise, effektivisering, moderne systemer eller å frigjøre tid til kjernevirksomheten?

Hvordan blir kvaliteten på samarbeidet?

Våre regnskapsfører og konsulenter er opptatt av å etablere et godt samarbeid som settes ut fra dine behov. Hvem som gjør hva blir satt opp i en samarbeidsmodell. Vi har gode kvalitetssikringssystemer og rutiner. Vi har oppfølgingsmøter og samtaler for å sikre at dere er godt fornøyd med leveransen fra oss. 

Amesto AccountHouse har statsautoriserte regnskapsførere som gjerne hjelper deg med regnskapet.

Hvor er regnskapførene plassert?

Med nettløsninger og virtuelle team er ikke fysisk plassering av regnskapsførerne like viktig som tidligere. Den mest effektive løsningen er at konsulenten har god tilgang til sitt team, samtidig som det er god løpende dialog med deg og våre regnskapsførere. Våre oppfølgingsmøter tar vi både på teams og på fysiske møter. Våre regnskapsførere og lønnskonsulenter drar gjerne på besøk ut til våre kunder. På denne måten blir vi bedre kjent med selskapet og kulturen også. 

Amesto AccountHouse har også lokale regnskapsførere. Finn din lokale regnskapsfører her.

Kan jeg stole på kvaliteten og sikkerheten?

Kvalitet og datasikkerhet er ofte bekymringer når man outsourcer. Men for mange ledere er det nettopp hensynet til risiko og kontroll som gjør outsourcing attraktivt – du får profesjonelle systemer og rutiner som ofte er langt bedre enn det mindre virksomheter klarer å bygge opp internt.

Et godt regnskapsbyrå investerer kontinuerlig i datasikkerhet og har rutiner for både tilgangskontroll, kryptering og sikker lagring av sensitive økonomiske data. Dette er særlig viktig med tanke på personvernforordningen (GDPR) og annet regelverk for håndtering av økonomisk informasjon. 

Hvordan får jeg kontroll og god kommunikasjon?

Frykten for tap av kontroll er ofte stor, men faktisk vil du ofte få bedre kontroll ved outsourcing. Våre regnskapsførere og lønnskonsulenter forsyner deg med rapporter og analyser som gir deg overblikk over tal, aktiviteter og utvikling. 

Din virksomhet tilknyttes et team av konsulenter som kjenner forretningen din, så det ikke oppstår problemer ved fravær. 

Hvis man outsourcer, hva trengs av intern kompetanse?

Ved full outsourcing vil som regel CFO eller økonomidirektør være hovedkontaktpunkt mot leverandøren. Ved delvis outsourcing har CFO ofte det overordnede ansvaret, mens en økonomisjef eller regnskapssjef håndterer den daglige oppfølgingen. Velger du kun assistanse til spesifikke deler bør virksomheten vurdere å ha en intern controller som sikrer kvaliteten og fungerer som bindeledd.

Her handler det om å finne ut hva som passer best for din organisasjon. Enkelt forklart: De kompetansene du henter inn eksternt trenger du ikke internt, men strategisk økonomistyring bør fortsatt ha forankring i ledergruppen.

Hva skjer ved endringer i arbeidsmengde?

Fleksibilitet er en viktig faktor, da både behov og organisasjonen din kan endre seg. Som ditt regnskapsbyrå og partner blir vi godt kjent med bedriften din. Det betyr også at ved oppkjøp eller salg av selskapet har du en partner som kan tilpasse seg endringene. Du kan alltid justere tjenestene etter behov – opp eller ned – uten risikoen for overbemanning eller kapasitetsmangel. Dette gjør virksomheten din mer robust og mindre sårbar for endringer i markedet eller intern organisering.

Hvordan blir IT-kostnadene?

Hvis du ønsker å fortsette å bruke eksisterende økonomisystem, er det viktig å velge et regnskapsbyrå som er sertifisert og har partnerskap med systemleverandørene. Større regnskapsbyråer har typisk kompetanse på en rekke systemer som Visma porteføljen, Xledger, Tripletex og PowerOffice Go. I tillegg bør det finnes god kompetanse på lønns- og HR-systemer som f.eks.: Payroll, Dottie HR, SD-Worx og Flex HRM. Dette sikrer sømløs integrasjon og effektiv utnyttelse av systemene dine.

Her kan du se regnskaps- og lønnsprogrammene vi tilbyr og benytter.

Hvordan velger jeg riktig regnskapsfører?

Vurder følgende faktorer:

1. Kompetanse og erfaring: Velg et byrå med erfaring fra din bransje og med virksomheter i din størrelse.
2. Tilpasset dine behov: De bør kunne skalere tjenestene i takt med din vekst.
3. Systemkompetanse: Undersøk hvilke ERP- og regnskapssystemer de behersker.
4. Internasjonale forhold: Hvis du opererer i flere land, er det viktig med erfaring på dette området.
5. Sikkerhet og compliance: De må kunne dokumentere gode rutiner for informasjonssikkerhet, backup og katastrofehåndtering som beskytter dine sensitive forretningsdata.

Amesto AccountHouse tilbyr diverse regnskapstjenester - deriblant outsourcing av regnskapet.