Hvor godt kjenner du tallene dine?
De fleste virksomheter sitter på store mengder data og tall i sine forretningssystemer. Men mange utnytter ikke potensialet som ligger i tallene. Dette er tall som kan gi deg verdifull innsikt, øke effektiviteten og forbedre dine strategier. Så hvorfor er det da mange bedrifter der ute som ikke utnytter potensialet som ligger i deres forretningssystem?
– Mange virksomheter, spesielt små og mellomstore, er ofte ikke så gode på å ha innsikt i tallene sine. De kjenner ikke de løpende resultatene eller den løpende likviditetssituasjonen, og er rett og slett for lite på, sier Maria Wåge Nygård, regionsdirektør i Amesto AccountHouse Vest.
– Mange er kanskje ikke så gode på å utnytte systemene, lage gode rapporter, diskutere tallene med eksperter, eller bruke tallene aktivt i styremøter.
Hvordan kan virksomheten utnytte tallene du allerede sitter på? Hva kreves for å kunne få innsikt i egne tall og mer effektivt utnytte forretningssystemene?
Tall er gull
Med visualiseringsløsninger blir tall fra virksomhetens forretningssystemer presentert i visuelle rapporter og dashboards med oversikt over sammenhenger og årsaksforhold.
– Da blir tallene presentert på en slik måte at du kan se trender og utvikling, og du får den innsikten som gir deg et godt underlagt for å ta viktige beslutninger. Da er tallene ikke lenger bare tall, men gull. Enten det er på avdelingsnivå, prosjektnivå eller styrenivå. Det handler om lederes og styrets ansvar. Det er vanskelig å ta ansvar for tall du ikke kjenner, sier Nygård.
Les også: Hva kan styret gjøre om likviditeten svikter?
Meningsfylte rapporter og dashboards krever at du har kjennskap til kildene og systemene tallene kommer fra, og hvordan du skal sammenstille de.
– Det finnes flere gode visualiseringsløsninger, og vi bruker både Power BI fra Microsoft og OneStop Reporting fra Visma. Mange ERP-løsninger har dessuten innebygde muligheten til å bygge dashboards.
Dashboards som lederverktøy
– Dynamiske dashboards viser kontinuerlig oppdatert informasjon, og det er enkelt å klikke seg dypere ned i tallgrunnlaget bak de visuelle fremstillingene. Gode visualiseringsløsninger kan gi ganske avanserte KPIer, avhengig av hva du driver med og hva du ønsker å se av sammenstillinger. Du kan også sette opp dashboards med algoritmer som fungerer prediktivt for å se ulike trender over tid, og bli varslet i forkant.
Nygård understreker at en virksomhet som ikke har innsikt og bruker tallene aktivt, kan tape penger og gå glipp av store inntjeningsmuligheter.
– Dashboards gir innsikt som kan øke effektivitet og lønnsomhet fordi du raskt ser hvor skoen trykker, og når den trykker. Du kan lage rapporter som viser sesongsvingninger, og enkelt sammenligne med tidligere, sammenlignbare perioder. Når vi rapporterer ser vi på timeinntjening per time brukt, og da ser vi variasjonene og sammenhenger som forklarer hvorfor det har det gått som det har gått, og eventuelt finne løsninger for å bli mer effektive. Tallene kan gi deg svar på veldig mye, du må bare bruke de. Tallene er et av de mest verdifulle ledelsesinstrumentene du har. Derfor er det også viktig at tallene må forstås og brukes av en fagperson, som kan sørge for å ta riktig grep når det trengs.
Et operativt verktøy
Nygård forteller at i enkelte bransjer ser hun at spesielt de mindre virksomhetene ikke følger løpende med på tallene sine i det hele tatt.
– Det overrasker meg litt at mange små bedrifter ikke vet hvordan det går eller har gått, om de har for høye kostnader, eller om de kan ta nødvendige grep før det er for sent. Spesielt når marginene ofte er lave i utgangspunktet.
Nygård forteller videre at de for en spesiell bransje nå jobber med å sette opp OneStop Reporting. Dette initiativet kom etter samtale med kunden, der det ble tydelig at det var helt spesielle KPIer de burde være opptatt av og styre etter.
– Den kostnaden har de ikke målt før, og det er viktig for hvordan de skal prise og effektivisere sine tjenester. Vi lager en styrerapport som de kan bruke løpende, og ikke bare i styremøtene. Det er et operativt verktøy som det er viktig at blir en del av rutinene hvor de løpende følger med og har innsikt i driften. For noen virksomheter på daglig basis, for andre ukentlig eller et par ganger i måneden. Det vil avhenge veldig.
ditt regnskapskontor i bergen
Avslutningsvis påpeker Nygård viktigheten av at virksomheter bør bli mer bevisst på de tallene de har. Uten denne innsikten kan de gå glipp av store verdier.
– Mange som betaler for regnskapstjenester har allerede tilgang på tallene men bruker ikke innsikten. Vi kan jo ikke hjelpe med å visualisere virksomhetens tall om ikke kunden vil det. Men på den andre siden, hvorfor skulle de ikke være interessert i å få innsikt om sin egen virksomhet som potensielt kan spare dem for store summer, eller effektivisere virksomheten?
Det er ikke nødvendigvis så enkelt for en virksomhet å vite hvor de skal få innsikten de trenger for å rigge til et dashboard eller rapport de kan ha nytte av. Det kan også være utfordrende å vite hvilken visualiseringsløsning du skal velge. Heldigvis er det hjelp å få.
– Det beste virksomheten kan gjøre er å snakke med noen som leverer slike løsninger og har god kompetanse på å sette opp akkurat de visuelle rapportene du trenger. Utfordringen er at mange ikke ser hvor viktig denne innsikten kan være. Det er ikke nok å bare få ført og levert regnskapet, men du kan faktisk få verdifull informasjon og innsikt fra de samme tallene. For oss handler det om å gi kundene den riktige innsikten. Vi må være gode nok til å vite hvor skoen trykker. Dette er vi gode på i Amesto AccountHouse og noe vi gjerne rådgir kunder på.
Les også om smarte grep du kan gjøre for å bedre likviditeten i selskapet ditt.
regnskap i bergen
Amesto AccountHouse kjenner regnskapene og virksomhetene og kan bistå med å sette opp rapporter og dashboards som vil gi virksomheten verdifull innsikt. Om du synes dette er interessant, eller lurer du på hvilken innsikt dine egne tall kan gi, ta kontakt! Vi har god og lang erfaring og kunnskap om dette, og ønsker at så mange virksomheter som mulig skal kunne utnytte sine egne tall.
