Nye krav til kassasystem

For leverandører av kassasystem trådte de nye kravene i kraft 1. januar 2017. For å legge til rette for naturlig utskifting eller oppgradering, har bokføringspliktige bedrifter nå hatt to år på å oppgradere sine kassasystem. Fra 1. januar 2019 må ditt kassasystem tilfredsstille lovkravene og du plikter å oppbevare en systembeskrivelse sammen med systemet. Du som driver med kontantsalg må derfor forsikre deg om at ditt system oppfyller kravene før utgangen av 2018.

HVA ER NYTT?

Den nye lovgivningen åpner opp for nye funksjoner, samtidig som andre forsvinner. De viktigste endringene er kravet om integrert kasseskuff, spesifikke regler for salgskvittering og krav om elektronisk journal som verken kan redigeres eller slettes.

SALGSKVITTERING

Det vil ikke lengre være mulig å avslutte et salg uten at systemet skriver ut en salgskvittering. Det er tillatt med elektronisk kvittering, men det må likevel være mulig å skrive ut en papirkvittering. Systemet skal også ha en begrensning som gjør at det ikke er mulig å skrive ut mer enn én kopi. Dersom man har betalingsterminal som ikke er integrert med kassasystemet skal disse kvitteringene merkes «IKKE KVITTERING FOR KJØP».

KRAV TIL INNHOLD I X- OG Z-RAPPORTER

Rapportene skal blant annet gi opplysninger om kontantsalg, herunder ulike typer kvitteringer og antall skuffeåpninger. Det skal heller ikke lengre være mulig å unnlate varer eller tjenester fra X- og Z-rapportene.

ELEKTRONISK JOURNAL

Kassasystemet skal ikke kunne kobles til programvare som gjør det mulig å endre eller slette innhold i journalen. Brukere skal heller ikke kunne ta bort eller endre programmert tekst på varer og tjenester i forbindelse med registeringen av kontantsalget. Det er også et krav om at den elektroniske journalen skal oppbevares i Norge og at eksport av filer skal skje i det standardformatet som Skattedirektoratet har bestemt (SAF-T; XML). Les mer om dette på regnskapnorge.no

HVORFOR NYE REGLER?

Det nye regelverket har som hovedformål å redusere omfanget av svart økonomi i kontantbransjen. Det nye regelverket vil gjøre det vanskeligere å unndra kontantsalg fra skatte- og avgiftsberegning og skal på den måten bidra til mer rettferdig beskatning i kontantsalgbransjen.

HVORDAN VET JEG OM MITT KASSESYSTEM OPPFYLLER KRAVENE?

På skatteetaten.no finner du en komplett liste over leverandører som har erklært at sine kassasystem er i samsvar med regelverket Andre spørsmål kan sendes direkte til kassasystemprosjektet@skatteetaten.no. For øvrig er det ikke forventet at alle bedrifter kjenner til de detaljerte reglene i kassasystemloven, så dersom ditt system har en produkterklæring er det leverandørens ansvar dersom systemet viser seg å ikke tilfredsstille kravene.

HVA SKJER HVIS JEG IKKE OVERHOLDER FRISTEN?

Om ikke kassasystemet er oppgradert innen 1. januar 2019, risikerer bedriften å bli ilagt overtredelsesgebyr. Gebyret er på 11 300 kroner, men kan øke ytterligere ved gjentatte overtredelser. Du som driver med kontantsalg må derfor forsikre deg om at systemet ditt er godkjent. Dersom det ikke er godkjent må du enten sørge for en oppgradering eller kjøpe nytt. Finner du ikke leverandører din på Skatteetaten sine lister, bør du ta kontakt og forhøre deg.

BOKFØRINGSREGLENE

Bokføringsforskriften har en rekke krav som gjelder ved kontantsalg, og også en del unntak fra hovedreglene. For deg som driver med kontantsalg er det viktig at du kjenner til kapittel 5-3 i bokføringsforskriften. Merk at det fra og med 1.1.2019 kommer en rekke oppdateringer og nye paragrafer i forskriften. Endringene kan du se her og her. Det er også enkelte andre kapitler i bokføringsforskriften som omhandler kontantsalg, blant annet i kapittel 8, som du kan lese her

Kilder:
Regnskap Norge
Skatteetaten
Lovdata