Regler for bevertning – dette må du vite

Bevertning er en form for representasjon, men i motsetning til bred representasjon som kan omfatte alt fra reiser til seminarer, handler bevertning kun om servering av mat og drikke. Mange arbeidsgivere og ansatte støter på spørsmål rundt bevertning i forbindelse med kundemøter, leverandørbesøk eller andre forretningsrelaterte sammenkomster. Da er det viktig å kjenne til reglene – både for å unngå skatt for ansatte og for å vite når virksomheten har krav på fradrag.

Dokumentasjonskrav

For at utgifter til bevertning skal kunne godkjennes i regnskapet, holder det ikke å vise til en kontoutskrift fra banken. Det må foreligge en kvittering eller en faktura. I tillegg stiller lovverket krav om at bilaget skal angi formålet med bevertningen, samt hvem som deltok, med navn og hvilken virksomhet de representerer.

Dersom denne dokumentasjonen mangler, risikerer man at refusjonen blir skattepliktig for den ansatte. Samtidig vil virksomheten kunne miste retten til skattemessig fradrag for kostnaden.

Når er bevertning fradragsberettiget for bedriften?

Bedriften kan kreve skattemessig fradrag for bevertningsutgifter dersom flere vilkår er oppfylt:

• Bevertningen må finne sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med møter, forhandlinger eller demonstrasjoner av varer og tjenester.
• Serveringen må skje på arbeidsstedet. Hvis det ikke finnes kantine eller annen rimelig serveringsmulighet der, kan bevertning på et spisested i nærheten likevel godkjennes.
• Det må ikke serveres brennevin. Dersom brennevin inngår i serveringen, faller hele fradraget bort. Øl og vin er tillatt i rimelig omfang sammen med maten.
• Utgiftene kan ikke overstige en fastsatt beløpsgrense. Denne har variert over tid, men var eksempelvis 451 kroner per person i 2017.

Et praktisk eksempel er en selger som inviterer en kunde til et lunsjmøte i forbindelse med en presentasjon av varer. Dersom måltidet skjer i tilknytning til møtet, kostnaden ligger innenfor beløpsgrensen og det kun serveres mat og eventuelt øl eller vin, vil utgiftene kunne føres til fradrag. Derimot vil en ren middag uten noe møte eller forhandling i forkant normalt ikke gi rett til fradrag.

Når er bevertning skattefritt for ansatte?

Som hovedregel er alle ytelser fra arbeidsgiver til arbeidstaker skattepliktige. Refusjon av bevertningsutgifter kan likevel gjøres skattefritt dersom de samme dokumentasjonskravene som nevnt over er oppfylt. Det betyr at den ansatte må legge frem kvittering eller faktura, og bilaget må angi formålet med bevertningen samt hvem som deltok.

Dersom en ansatt leverer en utleggsrapport uten denne informasjonen, vil tilbakebetalingen bli regnet som en skattepliktig fordel – selv om bevertningen i seg selv var jobbrelevant.

Oversikt over kravene

Oppsummert må man oppfylle følgende for at bevertning skal behandles korrekt skattemessig:

• Utgiftene skal dokumenteres med kvittering eller faktura.
• Formålet med bevertningen og navn på deltakerne skal fremgå av bilaget.
• Fradrag for virksomheten gis kun dersom bevertningen skjer i tilknytning til jobb, på rett sted og innenfor fastsatt beløpsgrense – og uten servering av brennevin.
• Refusjon til ansatte er skattefri dersom de samme dokumentasjonskravene følges.

Hvorfor er reglene så strenge?

Bakgrunnen for reglene er å skille mellom reelle forretningsutgifter og private kostnader. Myndighetene ønsker å hindre at bevertning brukes som en skjult form for privat konsum på arbeidsgivers regning. Derfor er både dokumentasjonskravet og begrensningene på beløp og type servering viktige kontrollmekanismer.

Bedrifter som ikke følger reglene risikerer å miste fradragsretten, og ansatte kan bli skattlagt for utgifter de i utgangspunktet trodde de kunne få refundert skattefritt.