Reiseregning: Krav til innhold, satser og viktige rutiner.
En korrekt utfylt reiseregning er avgjørende både for å få refusjon av utlegg og for at arbeidsgiver skal oppfylle gjeldende regelverk. Feil eller mangler kan føre til forsinkelser, ekstraarbeid eller i verste fall at utbetalingene må behandles som skattepliktig inntekt.
I denne artikkelen får du en oversikt over hvilke krav som stilles til reiseregning, hvilke satser som gjelder i 2025, og hvordan gode rutiner kan gjøre prosessen mer effektiv.
Hva må en reiseregning inneholde?
En reiseregning skal minimum inneholde følgende opplysninger:
- arbeidsgivers navn og adresse
- den ansattes navn, adresse og underskrift
- dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
- formålet med reisen og hvilket arrangement som er deltatt på
Manglende informasjon er en vanlig årsak til at reiseregninger blir sendt i retur.
Diettgodtgjørelse 2025
For å kunne kreve diettgodtgjørelse ved overnatting må reiseregningen i tillegg inneholde:
- navn og adresse på overnattingssted
- dato for overnattingene
- type overnatting (hotell, pensjonat eller privat innkvartering)
Trekkfrie satser per døgn i 2025:
- Hotell: 569 kr
- Pensjonat, leilighet eller privat innkvartering: 159 kr (uten kokemuligheter) / 88 kr (med kokemuligheter)
Kilometergodtgjørelse 2025
Ved bruk av egen bil til yrkes- eller tjenestekjøring skal reiseregningen dokumentere:
- reiserute med utgangs- og endepunkt
- totalt kjørt distanse
- navn på eventuelle passasjerer (ved passasjertillegg)
Satsen for kilometergodtgjørelse er 3,50 kr per kilometer uansett kjørelengde.
Krav til kvitteringer
For at refusjon skal innvilges må kvitteringer legges ved for alle relevante kostnader, for eksempel flybilletter, tog, taxi og hotellopphold. Original kvittering eller digital kopi godtas, men dokumentasjonen må være fullstendig og lesbar.
MVA-fradrag ved reiser
Merverdiavgiftspliktige virksomheter kan kreve fradrag for inngående merverdiavgift på utgifter til persontransport og opphold, forutsatt at reisen er relevant for virksomheten. Dette gjelder blant annet ved deltakelse på messer, møter, kurs eller salgsaktiviteter.
Det er ikke fradragsrett for reiser av privat karakter eller i forbindelse med velferdstiltak og sosiale arrangementer.
Effektive rutiner for reiseregning
Selv om regelverket kan oppleves omfattende, kan gode rutiner gjøre arbeidet betydelig enklere:
- registrer utlegg fortløpende
- bruk digitale løsninger med mobilapp for å ta bilde av kvitteringer
- benytt leverandørers egne apper (f.eks. taxi eller flytog) for å få elektroniske kvitteringer
- unngå å utsette oppgaven – jo lenger du venter, desto større er risikoen for feil og mangler
Oppsummering
En korrekt utfylt reiseregning skal inneholde grunnleggende informasjon om arbeidsgiver, ansatt, reiseperiode og formål, samt eventuelle krav om diett eller kilometergodtgjørelse med tilhørende dokumentasjon. Alle kostnader må underbygges med kvitteringer, og virksomheter kan kreve MVA-fradrag når reisen er relevant for avgiftspliktig aktivitet.
Med gode rutiner og digitale verktøy kan prosessen gjøres både raskere og mer nøyaktig – til fordel for både ansatte og arbeidsgiver.
På utkikk etter nye systemer? Les mer om teknologien vi tilbyr her.
