Reiseregning og krav til innhold

14
jun

Reiseregning og krav til innhold

Ok, du har samlet sammen det du kunne finne av kvitteringer. Ser med en gang at her mangler det en del. Jaja, litt refusjon er bedre enn ingenting. Ser på datoene og tenker – sent ute som vanlig. Gir deg selv et løfte om bedre rutiner – vet allerede nå at det kommer til å brytes.

Du er ikke alene om å oppleve det å føre reiseregning som et styr. Ikke bare skal du ta vare på en haug med små, krøllete kvitteringer, du skal også oppfylle en rekke krav til innhold. Nettopp dette gjør at de fleste av oss, mer enn én gang, har opplevd å få den sendt i retur på grunn av feil eller mangler. Når vi må i gang med endringer blir det fort tidkrevende – og blir det tidkrevende blir det kostbart.

Når kompetansen min leies ut, koster jeg rundt åtte hundre kroner timen. Jo lengre tid jeg og saksbehandler bruker på min reiseregning, desto mer kostbart blir det. Frustrerende? Tja, når den tørre bagetten fra flyplassen plutselig er oppe i et par tusen kroner, begynner man gjerne å kjenne at skuldrene dytter borti øreflippene.

Det finnes en rekke krav til hva reiseregningen skal inneholde. Konsekvensen ved å gjøre feil er økt bruk av ressurser, at du som avsender ikke får refundert utleggene eller at du risikerer å måtte skatte for utbetalingene. Vi gir deg oversikt over hva den må inneholde og hvordan du med få, enkle grep få jobben til å gå litt lettere.

Krav til innhold

Reiseregningen skal inneholde arbeidsgivers navn og adresse, samt den ansattes navn, adresse og underskrift. Den skal også inneholde dato og klokkeslett for avreise/hjemkomst, formålet med reisen og hvilket arrangement du har deltatt på.

Skal du ha diettgodtgjørelse ved overnatting, må reiseregningen din også inneholde navn og adresse på overnattingsstedet, samt dato for overnattingene. Du må også spesifisere hvilken type overnatting, fordelt på hotell, pensjonat eller privat innkvartering. Den trekkfrie diettsatsen for hotell er kr 569 pr. døgn. For pensjonat, leilighet eller privat innkvartering er den trekkfrie diettsatsen kr 159 pr. døgn (uten kokemuligheter) og kr 88 pr. døgn (med kokemuligheter).

Ved krav om bilgodtgjørelse må reiseregningen din inneholde reiserute med utgangs- og endepunkt, totalt kjørt distanse og navn på passasjerer hvis det kreves passasjertillegg. Den trekkfrie satsen for kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil til yrkes – eller tjenestekjøring er kr 3,50 uansett kjørelengde.

Ved refusjoner må reiseregningen inneholde kvitteringer for alle kostnader (fly, tog, hotellopphold etc.)

Hva kan bedriften kreve MVA–fradrag for?

I utgangspunktet har merverdiavgiftspliktige virksomheter fradragsrett for inngående merverdiavgift ved kjøp av persontransport og opphold, det vil si fly, tog, taxi, hotell osv. Kravet er at reisen er til bruk i den merverdiavgiftspliktige virksomheten. Dette kan for eksempel være reiser som er tilknyttet salg eller messer, møtevirksomhet eller deltagelse på fagkurs.

Det er ikke fradragsrett for inngående merverdiavgift på utgifter til private reiser eller reiser i forbindelse med velferdstiltak eller sosiale arrangement.

Les også vår bloggartikkel om regelverk for gaver i forretningsforhold 

Spar tid med bedre rutiner

Vi utsetter husarbeidet, vi utsetter å trene og vi utsetter de kjedelige oppgavene på jobben. Det meste kan utsettes – også reiseregningen. Resultatet er at man blir stresset, som igjen går utover effektiviteten. Tid kan tapes, men den kan dessverre ikke vinnes. Det man imidlertid kan, er å utnytte den bedre.

  • Ta bilde av kvitteringen i det kostnaden oppstår. Da mister du den ikke, den blir aldri krøllete og den kan enkelt legges ved utleggskjemaet.
  • Fører du reiseregning manuelt? Bytt til et digitalt system. Velg da et system som har mobilapp, slik at du kan ta bilde av alle kvitteringer og de havner direkte i systemet
  • Reiser du mye er det lurt å laste ned app-en til flytoget og taxiselskap du bruker ofte. Da har du, så lenge du bruker samme betalingskort, alltid tilgang på en elektronisk kopi av kvitteringen din.
  • Ta deg selv i nakken hver gang du har en tanke som begynner med ”på mandag/over helgen/når jeg er ferdig med…så skal jeg….” Risikoen er større for at kvitteringer forsvinner hvis du venter lenge med oppgaven.

Unngå stress – få unna gjøremålene dine

Det er en stor myte at vi er flinke til multitasking. Tvert om, er det faktisk den beste måten å redusere hjernens kapasitet på. Skal vi gjøre noe skikkelig, er det faktisk nødvendig å gjøre én ting fullt og helt før man begynner på det neste. Det reduserer også stress. Ofte kaver vi oss opp bare ved tanken på alt vi skal gjøre senere på dagen, kroppen aktiveres og vi føler oss sliten før vi i det hele tatt har begynt på oppgavene.

Et tips er derfor å få unna oppgaver som ligger i bakhodet og krever energi – som for eksempel reiseregningen din. Det vil alltid være fristende å utsette, men følelsen av å stryke ting av to do-listen er enda bedre! Som gevinst får vi gjort mer, vi gjør færre feil og er mindre stresset.