Felleskostnader for næringseiendom - Et spleiselag.

"Jo større kakestykke, jo mer må du betale"

Felleskostnader bygger på en grunnleggende idé om et spleiselag der flere leietakere benytter en næringseiendom sammen og fordeler kostnader knyttet til fellesarealer seg imellom. Disse felleskostnadene har ingen rettslig definisjon, så her må utleier og leietaker selv bli enig om hva som de legger i felleskostnader. Dette må så klart defineres i leiekontrakten, men hensikten er å fordele felleskostnadene mest mulig rettferdig mellom leietakerne. Så hvor mye skal hver enkelt leietaker betale for kakestykket? Ja, det er vel ofte en kilde til diskusjon mellom leietaker og utleier av eiendommen. For hvordan skal avregningen skje og hva skal felleskostnadene omfatte.

Veien til en smidig avregningsprosess

På denne tiden av året sitter eiendomsforvaltere med avregning av felleskostnader. Det er som å gå opp til eksamen. Nå skal du bevise at du har gjort leksene dine underveis, at du er godt forberedt til eksamensdagen, for snart får du svaret på om avregningen er korrekt håndtert i året som gikk.

I Amesto AccountHouse har vi flere eksperter på eiendomsforvaltning med kompetanse på avregning av felleskostnader på næringseiendom. Og her kommer noen tips til hvordan du som utleier får gode og effektive rutiner. At du består eksamen i avregning av felleskostnader med glans.

Men først – eksempler på de vanligste felleskostnadene som kommer i tillegg til selve leiekostnaden:

• Strøm
• Vakthold
• Renovasjon
• Uteareal
• Vaktmester
• Snømåking
• Renhold
• Kommunale avgifter
• Ventilasjon
• Fjernvarme

Leiekontrakten er avregningens kompass

• Leiekontrakten er fasiten. Det er derfor viktig å tydeliggjøre i kontrakten hva som anses som:
1. Eierkostnader
2. Leietakerkostnader
3. Felleskostnader
• Leiekontrakten bør angi hvordan fordelingsnøkkelen mellom leietakere er beregnet. 
• Leiekontrakten bør ikke ha rom for skjevfordelinger. Dette vil gjøre avregningen mer innviklet. Her er noen eksempler på skjevfordelinger: 
1. Utgiftspostene er forskjellig fra kontrakt til kontrakt. 
2. Enkelte har et fast beløp på felleskostnader uten å bli avregnet hver år.
3. Noen betaler etter forbruk (som strøm, vann, avfall etc.).
4. Noen har et maks beløp på felleskostnader. 
5. "All inclusive" betyr at felleskostnaden er inkludert i husleien.
• Leiekontrakten bør også definere hvem som skal dekke andel for ledige lokaler i bygget. Det er mest vanlig at utleier dekker andelen, men det er kontraktens ordlyd som avgjør dette. 
• Administrasjonsgebyret ligger normalt i intervallet 4-8 % av felleskostnader. Dette punktet bør være likt for ALLE leietakerne for å unngå ekstra sjekk i hver leiekontrakt når bygget skal avregnes.

Gode arbeidsrutiner gjennom hele året

Det å ha gode rutiner ved fakturering av felleskostnader er alfa omega. Her skal man være ajour og ikke havne bakpå. Her kommer noen tips til å gjøre dette arbeidet mer effektivt og enklere: 

• Teksting av inngående fakturaer:
• Eks strøm: Målernummer + periode. Enkelt å sortere og få oversikt over fakturaene. 
• Faste kostnader: Som vaktmester, renhold, renovasjon etc. Merk kun med periode.
• Variable kostnader: Kort og konsis.
• Unngå kontoer som: Diverse kostnader eller diverse drift etc. Bruk alltid en beskrivende konto. Alle kostnader fortjener et ordentlig "hjem". På den måten vil du også unngå spørsmål rundt fakturaene på disse kontoene.
• Generelt: Ikke merk med årstall for inneværende år.
  
  
• Oppfølging av felleskostnader:
• Ha jevnlige rapporteringsmøter - månedlig eller kvartalsvis hvor felleskostnader avstemmes mot budsjettert tall og fakturert a konto. Hvilke fordeler innebærer dette?
• Ved manglende utfakturering av a konto, vil dette fremvises i rapporteringsrapporten.  
• Ligger a konto for lavt eller for høyt i forhold til den faktiske kostnaden, bør du vurdere å justere a konto nivået slik at leietakerne eller utleier slipper å gå på en smell.

Summa summarum: For å gjøre avregningen mest mulig smidig bør alle leiekontraktene i bygget ha samme bestemmelser knyttet til felleskostnader. Avregningsprosessen blir mer effektivt dersom du har innarbeidet gode rutiner gjennom året.

I Amesto AccountHouse har vi dedikert team med spesialkompetanse på eiendom. Våre eiendomsforvaltere er tett på felleskostnadene gjennom hele året slik at avregningen blir en enklere eksamen. Mer om våre tjenester på økonomisk eiendomsforvaltning.

Sjekk ut hva våre regnskapsførere kan hjelpe deg med