Kan du reglene for bevertning?

GENERELLE REGLER

Når en bedrift skal registrere et bilag i regnskapet, er det en rekke formaliakrav som skal etterleves. Litt forenklet kan vi i denne sammenheng si at bevertningsutgiftene skal være dokumentert med enten en kvittering eller en faktura . Det er ikke anledning til å registrere det på bakgrunn av for eksempel en kontoutskrift fra banken. I lovverket er det også lagt inn et klart definert tilleggskrav: Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter.

FRADRAG ELLER IKKE?

Jeg antar at det er mange som har utarbeidet utleggsregninger som har måttet ta stilling til om representasjonskostnadene er fradragsberettiget eller ikke. Så sitter man og klør seg litt i hodet, googler det, og finner ut at siden man har holdt seg under en beløpsgrense og det ikke serveres alkohol er det fradrag. Det er imidlertid greit å være klar over at det er flere krav som stilles. Det er en forskrift som sier ganske klart i hvilke tilfeller man kan kreve fradrag:

• bevertningen finner sted i forretningstiden eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger eller demonstrasjon av varer. Salgsrepresentanter som selger varer det ikke er praktisk mulig å bringe rundt til potensielle kunder, anses å oppfylle vilkåret om å demonstrere varer når de i stedet har med seg brosjyrer og annet materiell for å presentere varen. Fradrag for bevertning kan da gis innenfor disse reglene […],
• bevertningen finner sted på arbeidsstedet eller hvis det ikke er kantine eller annen rimelig serveringsmulighet der, på spisested i nærheten,
• det ikke serveres brennevin. Dersom det serveres brennevin i forbindelse med måltidet vil ingen del av utgiftene være skattemessig fradragsberettiget. Øl og vin i tilknytning til matserveringen er godkjent i rimelig omfang.
• kostnadene ved servering på spisested utenfor arbeidsstedet ikke overstiger kr 451 pr. person (fra og med 2016)[…].

I tillegg til at man må holde seg under beløpsgrensen og at det ikke serveres brennevin, skal altså bevertningen finne sted i forbindelse med jobb (både med tanke på tid og sted). Alle kravene må være oppfylt for å kunne få skattemessig fradrag. Inviterer du en kunde på middag uten forutgående møte kan man altså ikke kreve skattemessig fradrag for kostnaden. Man kan heller ikke kreve fradrag dersom man har en kantine man kan spise i, men velger å dra på restaurant i stedet. Jeg kan også legge til at fradrag i denne sammenheng handler om hva bedriften kan kreve skattemessig fradrag for. Det er ikke fradrag for merverdiavgift i forbindelse med representasjon.

SKATTEFRITT FOR DEN ANSATTE?

De generelle skattereglene vi har sier at enhver ytelse fra arbeidsgiver til arbeidstaker er skattepliktig for den ansatte. Heldigvis finnes det unntak, slik man for eksempel kan få tilbakebetalt utlegg man har hatt for bedriften uten å måtte betale skatt av det . For det første er det et krav at utgiftene dokumenteres med kvittering eller faktura i henhold til kravene i bokføringsforskriften kapittel 5. Det betyr at dersom den ansatte ikke legger ved en kvittering eller faktura til utleggsskjemaet, blir beløpet skattepliktig for den ansatte. I likhet med de generelle reglene er det også et krav om at formålet med bevertningen, samt navnet på personene som har deltatt og hvilket firma de representerer, fremkommer. Brudd på denne regelen resulterer også i at beløpet blir skattepliktig for den ansatte.

OVERSIKT OVER KRAV

Når man har med kunder, leverandører eller andre forretningsforbindelser ut for å spise, må man dermed etterleve følgende krav:

• Utlegget/kostnaden skal dokumenteres med kvittering eller faktura
• Det skal være en spesifisering av formålet med bevertningen («hvorfor») og hvem som har vært med (navn og firma)
• Skattemessig fradrag for virksomheten betinger at:
  • bevertningen finner sted i forretningstiden, eller umiddelbart etterpå,
  • bevertningen finner sted på arbeidsstedet, eller i umiddelbar nærhet dersom det ikke er kantine eller lignende på arbeidsstedet,
  • det ikke serveres brennevin, og at
  • man holder seg under beløpsgrensen (kr. 451,- per person i 2017)
• Skattefri refusjon/tilbakebetaling til den ansatte betinger at:
  • utlegget/kostnaden dokumenteres med kvittering eller faktura
  • bilaget er spesifisert med formålet med bevertningen («hvorfor») og hvem som har vært med (navn og firma)