8 smarte tips fra en regnskapsfører
Overskriftene om renteøkning, pris- og lønnsvekst har preget 2023 så langt, og for mange har året vært utfordrende og tøft. Når det røyner på er det ekstra viktig å gjøre de kloke valgene, og ta de riktige avgjørelsene som vil påvirke fremtiden for selskapet ditt.
Som regnskapsfører og leder i et regnskapsbyrå ønsker jeg å gi deg noen gode råd på veien, for det finnes grep du kan ta for å møte likviditets-utfordringene.
SLIK TAR DU GREP OM LIKVIDITETEN
1. Kjenn dine tall
Noe av det viktigste i dette arbeidet er å ha oversikt over og kjenne tallene til din bedrift. Hvordan står det egentlig til? For å lykkes med likviditetsarbeidet bør du derfor først starte med en grundig analyse av bedriftens finansielle regnskap. Hva er kapitalbehovet? Hvilken poster påvirker likviditeten? Hvor kan du gjøre besparelser og endringer? Ta en gjennomgang av regnskapet på de kontoene du tror det kan være mulig å gjøre noen grep, både på kort og lang sikt.. Bruk dette videre i likviditetsarbeidet.
Les også Maria sin artikkel; Kjenn tallene dine
2. Sett opp et likviditetsbudsjett
Bruk innsikten fra kartleggingsfasen til å sette opp en oversikt over penger inn- og ut av selskapet, et likviditetsbudsjett. Budsjettet brukes til å forutse den fremtidige betalingsevnen i din bedrift, det strekker seg gjerne over en lengre periode og er mer detaljert enn de ordinære prognosene. Likviditetsbudsjettet kan benyttes for å gjøre bedre beregninger og tilhørende aktive grep for å hele tiden ha kontroll på pengene dine.
Et likviditetsbudsjett gir deg innsikten og grunnlaget du trenger for å holde deg i forkant av en mulig utfordrende situasjon.
Trenger du hjelp til et likviditetsbudsjett? Ta kontakt
3. Mål og vurder arbeidskapitalen
Arbeidskapitalen gir deg et viktig situasjonsbilde av den disponible likviditeten. Du er sikkert godt kjent med dette fra før, men kort fortalt handler arbeidskapitalen altså om differansen mellom de kortsiktige fordringene (omløpsmidlene) og bedriftens kortsiktige gjeld. Det sier hva som er tilgjengelig likviditet på kort sikt til å drifte selskapet. Sitter du på mye omløpsmidler kan det være en idé å vurdere rutiner og prosesser rundt nye investeringer, slik at finansieringen av slike innkjøp ikke overstiger lengden på driftsbruken. Det kan gi en mindre belastning på arbeidskapitalen og frigjøre likvide midler. Evner du å redusere arbeidskapital bundet opp i daglig drift kan du påvirke likviditeten positivt, og dette vil også kunne øke lønnsomheten til bedriften din.
4. Gå gjennom faktureringsrutiner
«Time is of the essence» når det kommer til likviditet. Det er altså lurt å innarbeide gode rutiner for rask fakturautsendelse. Undersøkelser viser ofte at betalingsviljen er størst like etter en handel eller en leveranse. En stødig pengestrøm gir deg bedre likviditet. Og her vil jeg gjerne understreke; Ikke gå i «kredittid-fella». Du må ikke falle for fristelsen med å gi gode gamle kunder lengre kredittid. Dette vil direkte påvirke din likviditet, og kan i verste fall gjøre at du ikke klarer å gjøre opp dine egne utestående. Antall kredittdager er viktig, så sett en betalingsfrist så kort som forretningsmessig mulig for å øke likviditeten din. Unngå også at forfall havner i helger eller helligdager, da mister du viktige rentedager.
Opplever du at kundene dine betaler tregere bør du ta en vurdering av dine fakturarutiner. Sjekk om betalingsvilkårene er tydelige. Er betalingsinformasjonen god nok? Påse at alle opplysninger er korrekte så du slipper å sende kreditnota og ny faktura, dette forsinker betalingen.
EHF-fakturer øker sjansen for raskere innbetaling, da de ikke krever tidkrevende manuell prosessering Du bør også alltid sjekke kredittverdigheten til nye kunder før du inngår avtaler. På den måten reduserer du risiko allerede før du starter jobben med å hente inn pengene.
5. Gjennomgå purre- og inkassorutiner
Nå er det viktigere enn noen gang å følge opp utestående fordringer løpende. Ha gode rutiner for dette, spesielt rundt forfallstidspunktet. Du må sørge for at du har purre- og inkassorutiner. Opplever du at betalingene trekker ut, kan du raskt får en utfordring med likviditeten. Jeg vet at oppfølging av purringer og inkasso er kjedelige og gjerne det som nedprioriteres. Jeg synes derfor du kan vurdere om det er smartere for deg å selge eller belåne fordringene gjennom det om kalles fakturakjøp eller factoring. Dette gjør at du raskere får tilgang på likviditet og slipper å betale for mer kreditt enn du har behov for. Men dette må nøye vurderes opp mot kostnaden som ligger i å overlate fordringene til en tredjepart.
Velger du selv å håndtere purringer og oppfølging kan du for eksempel tilby kundene din en splitting av faktura istedenfor for å utsette frister. Da sikrer du i alle fall at noe av beløpet kommer inn.
6. Gå igjennom alle avtaler med egne leverandører og kreditorer
Foruten fokus på betalingsstrøm fra dine kunder bør du også ta en kikk på egne avtaler. Tiden er inne for å reforhandle gamle avtaler for å sikre enda bedre betingelser. Ha en god og tett dialog med dersom har ansvar for innkjøp hos deg, slik at de kan fremforhandle konkurransedyktige priser, fleksible kreditter og kanskje også stordriftsfordeler. Det kan være lurt med faste leverandører, men sørg samtidig for å ta tempen på markedet jevnlig slik at du ikke blir sittende med for høye utgifter. Det kan koste deg dyrt å være for lojal.
Fra et økonomisk perspektiv er det lurt å etterstrebe kortere kredittid på egne kunder enn det du får hos dine leverandører, da dette kan påvirke likviditeten positivt.
7. Se nærmere på varelageret ditt
Store varelagre kan binde opp unødvendig mye kapital og kan utfordre likviditeten i selskapet. Sørg for å tilpasse varelagrene til din virksomhet og frigjør kapital til andre områder i bedriften. Dette kan du gjøre ved å sikre gode innkjøpsrutiner og sørge for god systemstøtte for ansvarlige i bedriften.
Med et oppdatert og integrert varelager holder du kontroll på varelageret ditt. På den måten unngår du unødige utgifter til innkjøp og kan samtidig redusere behovet for nedskrivninger.
8. Har du valgt riktig økonomisystem?
Det er vanskelig å understreke nok hvor viktig det er med et fungerende økonomisystem, kanskje spesielt med tanke på likviditet. Har du et skybasert økonomisystem som til enhver tid gir deg tall i sanntid kan du for eksempel enkelt følge med på likviditetsutviklingen i selskapet løpende. Med riktig økonomisystem finner du støtte for automatiserte prosesser, noe som gjør det mulig å effektivisere pengestrømmen inn til selskapet. Automatisering sparer bedriften for tid og penger, og reduserer samtidig risikoen for både forsinkelser og feil. Sørg derfor for at du har et godt økonomisystem og at du utbytter de mulighetene som det systemet har.
Siste råd fra en regnskapsfører i bergen
Avslutningsvis vil jeg råde deg til å søke støtte hos en regnskapsfører. Har dere regnskapet internt i dag vil du nok oppleve at det å sette ut regnskapet til et regnskapsbyrå er som å få en ny samarbeidspartner. Våre regnskapsførere i Bergen har kontroll og spesialkompetanse, og hjelper deg med ajourhold av regnskapet. Vi er håndterer komplekse oppgaver og er oppdatert på lovverket, og kan gi deg gode råd om din likviditetssituasjon. Sist, men ikke minst vil jeg si at det er mye å spare på å ta en vurdering av ditt økonomisystem. Og skulle du være i tvil - et moderne økonomihus er oppdatert på det tekniske rundt valg av økonomisystem og integrasjoner av dine selskapssystemer.
