Guide for hva du må tenke på om du skal outsource lønn og HR.
10 gode grunner til at du bør outsource dine lønn og HR-funksjoner.
HVORFOR OUTSOURCE?
Øk din konkurransekraft med administrative grep.
Det kan være tidkrevende og utfordrende for lønnsavdelingen å holde seg oppdatert innenfor så komplekse fagområder som lønn og HR. Dette er fag i stadig endring, som samtidig er underlagt strenge reguleringer og lover. Høye krav til rapportering, oppbevaring av data, personvern, samt stadig skiftende og mer avansert teknologi kan fort være en avgjørende konkurransefaktor for din virksomhet.
For å effektivisere og redusere arbeidsmengden samt styrke likviditeten, kan outsourcing av lønn og HR være en smart løsning for deg. Å flytte ansvarsoppgaver knyttet til dine lønns- og HR-funksjoner til en ekstern aktør frigjør ikke bare tid og ressurser, men betyr samtidig at du alltid har et sikkert og oppdatert lønningssystem og er mindre sårbar ved sykdom og/eller ferieavvikling.
Vi forstår at det kan være skummelt å skulle legge over en av selskapets viktigste funksjoner, og at det gjerne ligger en iboende frykt for å miste detaljkunnskap som er opparbeidet gjennom mange år. Amesto mener dog at det er viktig å fokusere på at det finnes en rekke fordeler ved å outsource, og vi gir deg derfor: Gode grunner til at du bør outsource dine lønns- og HR-funksjoner!
1. OUTSOURCING GIR ROM FOR NYSKAPNING
Skal du øke konkurransekraften må du holde tritt med teknologien i alle deler av virksomheten. Det kan være utfordrende for bedrifter å ha mulighet til å investere både tid og penger i kompetanseheving og teknologisk investering. Prosessen rundt en bedrift sin lønn er i hovedsak relatert til en avgrenset periode hver måned. Det er også viktig å være bevisst på at lønn er en hygienefaktor for enhver bedrift, men sjelden er lønn kjernevirksomheten for bedriftene. Dette gjør derfor at outsourcing av lønn passer godt inn i produkter for delingsøkonomi.
Ved å flytte repetitive oppgaver vekk fra den daglige driften, frigjør du kapital og ressurser som heller kan brukes på fremtidsrettede oppgaver i virksomheten. De ansatte kan dermed flytte fokus over på andre deler av faget, som igjen kan brukes til å styrke både bunnlinje og likviditet.
I tillegg vil du gjennom en spesialisert samarbeidspartner på lønn og HR få tilgang til og dra nytte av ny og avansert teknologi, og ikke minst; oppdatert og fagdyktig kompetanse.
Våre team på lønn og HR holder deg oppdatert på nytt innen faget.
2. OUTSOURCING KAN GI DEG ØKONOMISK GEVINST
Kostnaden av outsourcing sett opp mot interne lønns- og HR-funksjoner kan være vanskelig å vurdere på korrekt grunnlag. Ser du utelukkende på lønnskostnaden for en lønnsmedarbeider må du for eksempel regne inn arbeidsgiveravgift, feriepenger, pensjon og andre velferdskostnader i tillegg til lønn. Når du har oversikt over lønnskostnadene, må du så regne inn lisenser, vedlikehold og oppdatering av programvare og sikkerhetsfunksjoner, samt kurs og sertifiseringer for å innfri stadig endrede lover og regler. En lønnsfunksjon som fungerer tilstrekkelig krever med andre ord jevnlig kursing av ansatte, drift av programvarer og selvfølgelig lønns- og driftskostnader.
Ser du dette opp mot tilgangen til spesialistkompetanse, digitale prosesser og differanse på effektivitets- og kvalitetsforskjeller vil regnskapet fort gå i din favør, til glede for både bunnlinje og eiere.
3. OUTSOURCING TAR HØYDE FOR RIKTIG PERIODISERING AV RESSURSER
Ofte vil lønns- og HR-ansatte oppleve varierende arbeidsmengde i løpet av et år. Ikke bare kan det føre til perioder med mye overtid og tilhørende høy belastning, men det kan også føre til perioder hvor det rett og slett kan være for lite fagrelaterte oppgaver. Dette vil kunne føre til uforutsette høye kostnader på toppen av et allerede kostbart utgangspunkt.
Ved å flytte denne funksjonen til en ekstern aktør vil du kunne sikre god dekning til enhver tid, samtidig som du unngår uforutsette utgifter, stress og feil i arbeidet. Automatisering og effektivisering av det periodiske arbeidet vil kunne lede til lavere utgifter og store innsparinger for bedriften.
HØRT OM TJENESTEN LØNNSBEREDSKAP? EN BACKUP-LØSNING PÅ LØNN OG HR. LES MER HER.
4. OUTSOURCING BETYR ØKT SIKKERHET
Det er menneskelig å feile, og vi vet alle at feil kan oppstå med manuell prosessering. Konsekvensen på lønnssiden kan være at ansatte får utbetalt feil lønn, eller i verste tilfelle ingen lønn i det hele tatt. Det er nettopp denne faren for kritiske feil man kan unngå ved å sikre kompetanse og kapasitet til å kunne sørge for at de ikke skjer, eller eventuelt rettes opp i så effektivt som mulig.
På HR-siden er personvern en viktig hygienefaktor. Er du sikker på at du er GDPR-compliant og at alle sikkerhetsaspekter er ivaretatt? Om dette ikke er på plass, eller om du ikke klarer å holde deg oppdatert på nye lover og regler kan dette bety store utgifter i form av bøter.
Automatiserte kontrollprosedyrer reduserer risikoen for feil før det skjer. Ikke bare vil dette spare bedriften penger, men det vil også øke tilliten de ansatte har ovenfor arbeidsplassen sin. Det kan ikke undervurderes hvor viktig det er at disse kritiske områdene er i trygge, kompetente hender.
5. OUTSOURCING BETYR IKKE AT DU TRENGER Å OVERLATE ALLE PROSESSER
Delvis outsourcing av lønnsfunksjoner er en mulighet for deg som fremdeles ønsker å ha kontroll over deler av lønns- og HR-driften. Det er noen oppgaver som er nødvendige å flytte over til leverandør ved en outsourcing, men det er flere oppgaver som du selv bestemmer om skal legges over, eller om du selv ønsker å forvalte disse. Disponer tiden slik du ønsker ved å utføre delene av arbeidet du har kapasitet til, samtidig som du kan være trygg på at det resterende arbeidet blir utført av profesjonelle med bred faglig kompetanse.
GJØRE LITT SELV? DU BESTEMMER SELV HVOR MYE AV JOBBEN DU SETTER BORT. MER OM VÅRE LØNNSTJENSTER.
6. OUTSOURCING BETYR AT DU ALLTID ER FULLT BEMANNET
Skulle du være så uheldig å motta sykemelding fra en eller flere lønns- og HR-funksjoner, kan det være problematisk å få gjennomført viktige driftsoppgaver. Det hjelper lite med verdens beste produkt om lønnsmedarbeideren er sykemeldt slik at ingen får utbetalt lønn eller om HR ikke kan følge opp sykemeldingen. Det gir i verste fall misfornøyde og umotiverte ansatte.
Ved å overlate oppgavene til en ekstern partner vet du at du har et team å lene deg på, og strengt tatt er det ikke lenger «ditt problem» at noen er syke – du får dine leveranser fra samarbeidspartneren uansett.
Det kan også være interessant å reflektere over dette med frykten for å miste spesialiserte medarbeidere internt. Har du en lønns- eller HR-medarbeider som «vet alt, og kan alt» vet du at dette typisk er en uunnværlig person. Men hva om den uunnværlige blir syk? Eller slutter? Da kan det være lurt å ha et bredt team av fagpersoner som faktisk både vet og kan alt. Dette kan være dyrt å bygge opp in-house, men en smal sak å få til gjennom outsourcing.
7. OUTSOURCING EFFEKTIVISERER DIN ARBEIDSFLYT
Lønns- og HR-arbeid består av tidkrevende arbeid som krever nøye og systematisk oppfølging. Ved å flytte disse funksjonene ut av bedriften vil du kunne frigjøre ressurser og allokere ressursene dit bedriften får størst mulig avkastning.
Som ISO sertifisert avdeling er avdelingen pålagt å utfordre seg selv kontinuerlig på både kvalitet, kompetanse og teknologi. En ekstern aktør som er spesialister innenfor dette fagfeltet, vil hele tiden søke etter løsninger og teknologi som tillater team å jobbe smart og prosess styrt.
Med et fungerende lønnssystem tenker man kanskje automatisk at det ikke er noe grunn til forandring. Til tross for viktigheten av funksjonen, er lønnskjøring egentlig en relativt liten del av de fleste virksomheter, og man kan raskt tenke at det er lite å vinne på å optimalisere. Men setter du av tid til å faktisk analysere lønnsfunksjonen(e), og hva du kan spare, og hva som kan gjøres bedre ser du kanskje tydeligere at det faktisk kan være mye å hente.
Ved å outsource kan lønnsfunksjoner optimaliseres gjennom automatisering av rutinemessige oppgaver slik at man kan utnytte arbeidskraften på en mer fornuftig måte. Du frigjør rett og slett tid som lønnsmedarbeideren kan bruke på mer produktive oppgaver.
Med bred kompetanse og lang erfaring fra forskjellige lønnsavdelinger i forskjellige bedrifter vil din eksterne samarbeidspartner dessuten kunne utvikle funksjoner spesielt tilpasset din bedrift/dine behov. På denne måten økes verdiskapningen for både deg og bedriften.
8. OUTSOURCING BETYR MER FOKUS PÅ DIN VIKTIGSTE RESSURS; MENNESKENE!
Digitalisering vil aldri kunne erstatte det menneskelige aspektet ved HR, men det vil skape rom for å kunne effektivisere og underlette rutinemessig og tidkrevende arbeid. Ved å underlette grundige oppgaver og gjøre det enkelt for de ansatte å finne frem til informasjon uten å overlesse HR-medarbeideren med spørsmål, kan HR-medarbeideren bruke sin kompetanse på det som betyr mest; nemlig de ansatte.
Har du relevant informasjon lett tilgjengelig digitalt sparer du mye tid. Automatiserer du ansettelsesprosesser, onboarding og offboardingsprosesser sparer du tid på det administrative, og kan heller ha fokus på de gode samtalene. Employer brand blir stadig viktigere, og legger du til rette for dine ansatte er du allerede godt på vei til å sikre gode ambassadører for din merkevare, og dermed øke din konkurransekraft. Du vil vel ha de beste talentene?
9. OUTSOURCING FORENKLER RAPPORTERINGEN
Outsourcing kan for eksempel kunne bety enkle og fleksible løsninger som gjør at HR ikke trenger å sitte med lange og omfattende Excel dokumenter på ferieavvikling og sykemeldinger. Lett tilgjengelig og oversiktlig informasjon vil kunne frigjøre mye tid når det kommer til HR-arbeid for eksempel når det kommer til feriefravær, sykdom og avspaseringer. Med gode digitale rutiner og prosedyrer forenkles arbeidshverdagen. Med lett tilgjengelig informasjon for de ansatte vil det avlaste arbeidsmengden hos HR-avdelingen, og man kan benytte tiden til mer verdifullt arbeid.
HVILKE LØNN OG HR-SYSTEM BØR BEDRIFTEN HA?
10. OUTSOURCING SIKRER KOMPETANSEN DU TRENGER
Ved å outsource lønnen til en ekstern partner får ikke bare tilgang på spesialistkompetanse som ivaretar dine daglige oppgaver, du får fagkompetanse og en sparringspartner til å se nye muligheter for din bedrift. Du vil alltid ha tilgang på kompetanse, uavhengig av når du har behov for den. Du vil ha tilgang til dedikerte konsulenter som hjelper din bedrift med alt fra formalia, personalhåndbok, pensjons- og forsikringsløsninger, systemoptimalisering, effektivisering til omorganisering, nedbemanning, omstrukturering og så mye mer. Amesto skal være One Stop Shop for din bedrift.
Med stadig skiftende arbeidsmarked, ny spennende teknologi og uante fremtidige muligheter bør du være sikker på at du har alt du trenger for å holde driften i gang.
I Amesto har vi et stort engasjert team av fageksperter, som bidrar til å optimalisere og effektivisere lønns- og HR-funksjoner, slik at våre kunder kan fokusere på verdiskapende prosesser. Har du alt det grunnleggende på plass, står du sterkt på mulighetenes jaktmarker!
Interessert i hvordan du kan effektiviserer bedriftens lønn og HR-administrasjon?